今日も資料の作り方です。
聞く人にやさしい資料を作ろう
- フォントにこだわろう
- どこに関して話しているのかすぐに分かるような資料を作ろう
- 字を少なくしてみよう
フォントにこだわろう
フォントを選んだことはありますか。まさか、Power Point のデフォルトのフォントままではないでしょうね。
私は話す内容や、聞いている人によってフォントを変更します。だいたい、ゴシックを使うと思いますが、ゴシックにもいろいろあるわけです。
右の図は私の PC にインストールされていた代表的なゴシック系のフォントです。
私は聞いている人が堅めの人ばかりならば太ゴシック、通常であれば普通のゴシックを使うことが多いです。JC2005 は少し話をやわらかくしようと思ったので、丸ゴシックを使いました。
わざと手書き風の感じを残すならばポップ体なんてのもいいかもしれません。
でも、たとえばマネージャー層ばかりのところでポップ体などを使うと、「何をふざけているんだ」と怒られかねませんけど ^^;;
それはさておき、字は内容をも反映させるのです。もう少し気を使ってもらいたいなぁと感じるわけです。
英語で履歴書を書くときに、フォント選びが重要な要素になるそうです (注 1)。プレゼンテーションでもそれは同じなのです。
また、フォントの色も考えてもらいたい点です。
本当に黒もしくは白でいいのですか? 私はよく濃い青を使ったりします。RGB でいうと #000033 とか。
黒は硬いんですよね。黒でない色を使うとなんとなく柔らかい感じがします。
かといって、フォントにはあまり明るい色は使わないほうがいいと思います (バックが明るい色の場合)。
注 1: 一歩上いく英文履歴書の書き方、使い方 第4回 履歴書のフォント選びは難しい
どこに関して話しているのかすぐに分かるような資料を作ろう
聞いている人は常に話している人を注視しているわけではありません。
予稿を見ているかもしれないし、携帯電話でメールしているかもしれません。
そういう一瞬の切れ目の後、またプレゼンテーションを聞こうとしても切れ目の間にどこを話しているか分からなくなったら、それだけでもう聞く側の集中は切れてしまいます。
それにポインターが使えないかもしれません。
私自身はポインターが嫌いなので、基本的に使わないのですが (これについてはまた次回以降に)、ポインターを使わないとどの部分について話しているかなおさら分かりにくくなってしまいます。
だからこそ、資料ではそれを分かりやすくするべきなのです。
たとえば、 次のような資料と
次のような資料ではどちらが分かりやすいでしょうか。
いうまでもなく後者だと思います。
Power Point などを使っていれば、こういう効果なんてすぐにできるはずです。
それだとしたら、ちょっとした気遣いでプレゼンテーションがぐっと魅力的になるはずですし、分かりやすくなるはずです。
分かりやすいということは、自分がいいたいことを理解してもらいやすいということなのですから。
ただし、これを配布資料でやられると、ページ数だけ妙に増えてしまうので、敬遠されます。
また、PowerPoint を使っている人によくいるのですが、配布資料にアニメーションで後から出てくる吹き出しなども、すべて 1 ページに入ってしまっていることがよくあります。
そうしても、すべての文字を読めるのならばいいのですが、吹き出しのせいで文字が隠れてしまっていることも多々ありますよね。そういう場合は、配布資料ではちゃんとページが分かれるようにしましょう。
私は Macromedia Flash を使ってプレゼンすることがほとんです。まず、発表用の資料を作り、完成したらそれをコピーして配布用資料用を作ります。
配布用にはアニメーションなどが入っていてもしょうがないので、なるべく資料として分かりやすいバージョンを作るようにしています。
字を少なくしよう
よくいるんですよね。文字でびっしりという人が。英語だとこういうのを Wordy といういうのだそうです。
聞いているほうは読むだけで精一杯になってしまって、聞くのがおろそかになっていしまいます。
それだけではないのです。
だいたい、文字でびっしりという場合は、文章を書いている場合か、話すのを忘れそうなのでなんでもかんでも資料に入れておくという場合が多いと思います。
そうすると、話すほうもそれを読んでしまうんですね。ということは、PC の方を向いてしまうか、スクリーンを向いて喋ることになりがちです。
これも次回以降で書こうと思っているので、ここではあまり書きませんが、話す人は常に聞いている人の方を向かなくてはいけないのです。
だいたい、スクリーンを見て喋るなんて、聞いている方たちにお尻を向けて喋るということになってしまうのですよ。それは失礼ではないのですか?
文章を書いている場合は、キーワードを中心にすれば短くなります。
なんでもかんでも詰め込んでしまっている場合は、一度整理してみましょう。本当にそこで伝えたいことはなんですか? もしかしたら、付随する情報はいらないかもしれません。
だとしたら、発表の時にそれをいい忘れたとしてもたいしたことはないのです。
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